Jokainen päivä elämässä on ainutlaatuinen. Aurinko laskee ja aurinko nousee ja uusi päivä tuo aina eteemme kysymyksiä, joihin joudumme vastaamaan. Suuren osan niistä selvitämme helposti ja niiden vaikutus elämäämme on pieni. Missä tänään syötäisiin lounas, minkä väriset sukat laitan jalkaan ja ostaako Pepsiä vai Coca-Colaa – näihin kysymyksiin vastaamisen voi helposti jättää autopilotin hoidettavaksi. Samalla me kuitenkin törmäämme päivittäin arjessa, töissä, parisuhteessa jne. myös kysymyksiin, joilla on selkeästi isompi merkitys elämässämme. Mitä paremmin osaamme näitä haasteita ratkaista, sitä helpompi on elää onnellista elämää. Siksi ei ole ollenkaan yhdentekevää, miten hyviä olemme ongelmanratkaisussa.
Painaessamme arjessa autopilotilla eteenpäin me unohdamme miettiä asioita syvemmin ja luotamme vain intuitioomme. Sanotaan, että jopa 90% meidän ajattelusta menee autopilotilla. Sukkien valitsemisessa se on täysin riittävä tapa toimia, mutta intuitio on monesti sokea asioiden ainutlaatuisuudelle. Mitä intuitio siis käytännössä tekee, on, että se skannaa kokemushistoriaamme taaksepäin ”miten tällainen asia oli viimeksi” ja muodostaa vanhojen kokemusten pohjalta parhaan arvauksen siitä, miten asia nyt on. Jokainen päivä ja tilanne on kuitenkin erilainen. Intuitio siis missaa koko ajan vivahteita ja syvempiä ulottuvuuksia.
Pieni esimerkki aiheesta: Tiedätkö miksi Suomessa on talvella kylmempi kuin kesällä?
Siksi koska pallon pyöriessä akselinsa ympäri etäisyys aurinkoon on talvella pidempi.
Aika yksinkertainen ja ymmärrettävä selitys.
Sen lisäksi ihan väärä vastaus.
Mietitääs hetki. Auringon etäisyys maasta on n. 160 miljoona kilometriä. Maapallon säde on puolestaan n. 6000km. Nuo ovat kaksi täysin eri suurusluokan mittoja. Se, miten päin meidän pallomme täällä on, ei vaikuta etäisyyden puolesta mitään. Se, mikä vaikuttaa, on, kuinka paljon vuorokaudessa on valoista aikaa ja missä kulmassa säteet osuvat palloon. Tulessaan suorempaan valo ei hajoa ja siksi lämmittää enemmän.
Tässä vain pieni esimerkki siitä, miten intuitio saattaa pettää meidät, ilman, että ymmärrämme edes epäillä sitä. Oppi on, että tärkeiden kysymysten ratkaisuun kannattaa siis soveltaa muutakin kuin intuitiota.
Miten niitä ongelmia ja haasteita sitten kannattaa ratkaista?
Eteemme tulevat kysymykset voidaan jaotella kolmeen eri kategoriaan.
- Yksinkertaiset ja mitattavat
- Monimutkaiset ja mitattavat
- Kompleksiset ja ei-mitattavat
Monesti me arjessa ratkaisemme kaikenlaisia näitä haasteita samalla tavalla. Nämä kaikki vaativat kuitenkin ihan eri tyylisen ratkaisumallin. On ihan uskomaton tehottomuuden lähde ratkaista ongelmaa väärällä tavalla.
Yksinkertaiset ja mitattavaton esimerkiksi kahvinjuonnin vähentäminen. Sanotaan, että olet tähän asti juonut seitsemän kuppia kahvia päivässä ja haluat vähentää sen neljään. Juotujen kuppien määrä on helposti laskettavissa, eikä tulosta voi juurikaan tulkita eri tavoilla. Tämä haaste menee kategoriaan ”tekemistä vaille valmis”. Käytännössä se on siis vaatimista itseltä. Asian ratkaisu on hyvin yksiselitteinen: kaada vähemmän kahvia kurkkuusi. Tämä ei vaadi syvempi analyysejä, eikä oivaltamisia, vaan syy ja seuraus on kiistatta kaikkien nähtävillä.
Työelämässä esimerkki voisi olla vaikkapa ajoissa töihin tuleminen tai asiakkaan yhteystietojen tarkistaminen jokaisessa asiakaskohtaamisessa. Näissäkin raportointi on yksiselitteistä kyllä/ei tasoa, eikä tuloksen tulkitseminen herätä useampia erilaisia tulkintoja.
Monimutkaiset ja mitattavaton esimerkiksi painonpudotus. Se on helposti mitattavissa, mutta syy ja seuraus ei enää ole pelkästään kyllä/ei asteikolla, eikä tämä ongelma ei ole vain tekemistä vaille valmis. Jos lähdet vain laihduttaa kyllä/ei -asenteella ja jätät summissa herkkuja pois ja syöt pieniä annoksia, niin lyhyellä aikavälillä se voi tuoda jotain tuloksia, mutta pitkällä aikavälillä tulosten saavuttaminen ja pitäminen on vaikeaa.
Miten tämmöistä ongelmaa kannattaa ratkaista, on lähteä tutkimaan asian juurisyitä. Mitä tapahtuu, miksi tapahtuu ja miten se estettäisiin? Pidät vaikka ruokapäiväkirjaa viikon ja huomaat, että iso osa kaloreista tuleekin energiajuomista ja illan napostelusta. Miksi juot energiajuomia? Paljonko vaikuttaisi niiden vaihtaminen sokerittomaan? Miksi illalla napostelet? Koska väsyttää ja on mukava rojahtaa sohvalle katsomaan telkkaria. Miksi väsyttää, miten muuten illan voisi viettää? Menemättä tämän syvemmin juurisyyanalyysien eri malleihin, niin jo muutaman miksi kysymyksen jälkeen saattaa löytyä se asia, jota kannattaa muuttaa. Sitten vain päätät, miten toimit tulevaisuudessa eri lailla ja lähdet testaamaan sitä. Tulos on edelleen mitattava, joten kuukauden päästä voit mennä puntarille ja katsoa toimiko keinosi, ja tehdä tarvittaessa tarkennuksia.
Työelämän esimerkki tämän kategorian haasteesta on vaikkapa, kuinka paljon myyjä tekee kauppaa. Se on mitattavissa ja asiakaskohtaamista voi purkaa osiin ja kokeilla erilaisia asioita. Myyntimittari heilahtaa paremmaksi, jos keinot toimivat ja jos eivät toimi, niin sitten palataan uuden analyysin äärelle.
Kompleksiset ja ei-mitattavaton kaikista vaikein ryhmä. Arjen esimerkki voi olla vaikka masentuneisuus. Ei ole mitään yksiselitteistä mittaria siitä, mitä masentuneisuus on ja mitä se ei ole. Syy ja seuraus -suhteet ovat hyvin monimutkaisia ja voi olla mahdotonta sanoittaa koko kokonaisuutta. Käytännössä kaksi merkittävää eroa 1. ja 2. kategorian haasteisiin on, että tässä kategoriassa intuitio toimii kaikista huonoiten. Paljon tärkeämpää, kuin vastaaminen, on oikeiden kysymysten löytäminen. Se, mikä on sinun taustasi ja kokemuspohjasi elämässä, vaikuttaa todella paljon minkälaisia ratkaisuja näet. Jos olet liikuntaihmisiä, voit helposti intuitiolla tarjota vastaukseksi ”rupeet kuule vain liikkumaan enemmän”. Joku toinen voi kaupata vastaukseksi, että lepää enemmän. Kolmas sanoo, että syö terveellisemmin. Neljäs sanoo, että lopeta alkoholin käyttö ja viides sanoo, että lähdetään festareille nollaamaan. On täysin mahdotonta sanoa, kuka on oikeassa ja kuka väärässä (todennäköisesti kaikki ovat tavallaan vähän oikeassa). Ja vain yhden vastauksen uskominen oikeaksi voikin itse asiassa pahentaa asiaa.
Vastauksen etsimisen sijaan kannattaakin keskittyä stukturoimaan kysymystä paremmaksi. Mistä kaikesta masentuneisuus voikaan johtua, miten todennäköisiltä eri vaihtoehdot omalle kohdalle tuntuvat, minkälaisia kokemuksia muilla ihmisillä on jne.
Kun on tarpeeksi dataa ja ajattelua taustalla siitä, mistä oikeasti nyt on se kysymys, niin sitten voi lähteä hakemaan interventiota asiaan. Ei siis vastausta, vaan interventiota. Ihmisen mieli haluaa näiden 3. kategorian ongelmien äärellä ”ymmärtää, mitä tämä on konkretiassa”. Mutta kaikki asiat eivät vaan taivu sanoin kuvattavaksi konkretiaksi, vaikka ihminen mitä haluaisi. Tässä esimerkissä mahdollinen interventio voisi olla, että lähdet lisäämään liikuntaa ja menet joka ilta viimeistään tiettyyn aikaan nukkumaan ja katsot, onko vaikutusta. Tiedät, että nämä tuskin ratkaisevat koko ongelmaa, mutta voivat olla yksi askel parempaan.
Tärkeää on myös muistaa, että 3. kategorian ongelmat ovat aina ainutlaatuisia. Niihin on hyvin vaikea konseptoida ratkaisuja, koska syy ja seuraus -suhteet ovat niin monitasoisia. Kun muutat yhtä asiaa, niin koko haaste muuttaa muotoaan. Yksi ratkaisu voikin luoda kaksi uutta kysymystä.
Työelämän esimerkki voisi olla vaikka, miten me tehdään meidän tiiminvetäjistä parempia johtajia.
Haasteita on siis erilaisia ja ihan keskeinen pointti on, että eri tason haasteet vaativat ihan eri tason ratkaisumalleja. 1. Kategoriassa on turha tehdä asioista monimutkaisia. Ne ovat yksinkertaisia asioita, jotka kannattaa pitää yksinkertaisina. Nämä ovat myös asioita, joita jokainen voi vaan vaatia itseltään (tai esimies tiimiltään).
Jos lähdet näistä yksinkertaisista ongelmista tekemään monimutkaisempia esim. ”käymään palaverissa läpi vielä kerran, että miksi se yhteystietojen tarkistaminen jokaisessa asiakaskohtaamisessa olikaan tärkeää ja harjoittelemaan, miten sitä kannattaa kysyä”, niin se on tyhmyyttä. Teet yksinkertaisesta asiasta vaikean, tuotat hukkaa ja luot tehottomuutta organisaatioosi.
- kategorian ongelmat ovat monimutkaisempi mutta mitattavia. Näissä ongelman purkaminen auki esim. kysymällä monta miksi-kysymystä ja sitten valitsemalla uuden tavan toimia ja mittaamalla sen vaikutusta on hyvä tapa toimia. Tähän voi sisältyä uusien tapojenkin harjoittelua. Syy ja seuraus -suhde on kuitenkin sikäli selkeä, että jos esim. myyntiluvut eivät muutu, niin keino oli väärä.
- kategorian ongelmat ovat asioita, joita et voi mitata ja joihin on tyhmyyttä kuvitella, että tiedät vastauksen. Näihin ei ole yhtä vastausta ja vaikka joku keino joskus toimiikin, niin se ei tarkoita, että se olisi toisinnettavissa. Siksi fokus pitääkin laittaa nimenomaan parempien kysymysten luomiseen. Niiden pohjalta voi hakea pienempien interventioiden kautta parannuksia. Toisin sanoen et voi koskaan ratkaista 3. tason ongelmaa, mutta voit tehdä asioista parempia tai huonompia.
Suurimmat synnit ongelman ratkaisussa ovatkin monesti:
- yksinkertaisista asioista tehdään turhaan monimutkaisempia
- kompleksista asioista lähdetään pusertamaan oman intuition pohjalta yksinkertaista konkretiaa, jonka jälkeen uskotellaan valheellisesti, että nyt on tilanne hallinnassa.
Näin toimimalla luot kallista tehottomuutta ympärillesi ja saat silti istua ja ihmetellä, miksei tämä asia ole vieläkään muuttunut.
Vika ei välttämättä olekaan ”ne muut”, vaan vika saattaa olla sinä itse, joka et erota eri tason haasteita toisistaan.
Innostus & ajattelu 